CLM の実装が失敗する 11 の理由とその回避方法

契約ライフサイクル管理（CLM）システムの導入は多額の投資であり、プロセスの合理化からコンプライアンスの強化、効率の向上まで、組織の契約処理方法を変革する可能性を秘めています。しかし、リスクは大きいです。実装に失敗すると、リソースの浪費、ワークフローの中断、さらには契約の不適切な管理による法的リスクにつながる可能性があります。

ジェネラルカウンセルにとって、これらのリスクは特に懸念されます。今日のビジネスの世界では、GC は単なるコストセンターという枠を超えて、その価値を証明することが期待されています。CLM の導入が成功すれば、法務部門がいかに戦略目標の推進、効率の向上、リスクの軽減、真の価値の付加を実現できるかが明らかになり、輝くチャンスとなります。一方、実装に失敗するとリソースが浪費され、GC が将来のプロジェクトへのサポートを確保することがさらに難しくなります。

この記事では、CLM の実装が失敗する最も一般的な 11 の理由を、実装前、実装、実装後の段階に分けて説明します。これらの落とし穴を理解することで、GCやビジネスリーダーは積極的に対処し、CLMイニシアチブの成功を促し、ビジネス価値を高める上で法務チームが果たす重要な役割にスポットライトを当てることができます。

実装前の失敗

導入前には、成功への確固たる基盤を築くことがすべてです。これには、新しいシステムの計画、準備、および既存のプロセスとの連携という重要なステップが含まれます。しかし、細心の注意を払わないと、簡単に障害になりかねません。すでにハイステークスの責任を担っているGCにとって、CLMイニシアチブの開始が不十分だと、リソースの浪費、期待に応えられず、後で克服するのが難しい摩擦につながるおそれがあります。

1.不十分な準備とニーズ評価

既存の契約プロセスを完全に理解せずにCLMに乗り出すのは、地図なしで出航するようなものです。多くの場合、組織は現在のワークフロー、契約タイプ、承認プロセスを分析せずに急いで導入に取り掛かります。このような基盤の欠如は、実際の課題点や非効率性に対処できないソリューションの不整合につながります。

さらに、明確な成功指標と主要業績評価指標 (KPI) を定義しなければ、進捗状況を測定したり、投資収益率 (ROI) を決定したりすることは不可能です。これらのベンチマークを最初から設定しておくと、実装のロードマップと成功の基準となります。

2.非現実的な期待と複雑さの過小評価

CLM システムは堅牢なツールですが、魔法の杖ではありません。即時の導入実績や即時のROIを期待しても、必要な学習期間や適応期間が無視されてしまいます。実装には時間、リソース、忍耐が必要です。CLM システムを既存の業務に統合することの複雑さを過小評価すると、フラストレーションやプロジェクトの疲労につながる可能性があります。

CLM の導入は組織の大きな変化であることを認識することが重要です。十分な時間、予算、人員を割り当てることで、プロジェクトが手抜きをすることなく課題に対処できるようになります。

3.ビジネス目標との戦略的不一致

CLM システムは単なる新しいソフトウェアではなく、より広範なビジネス目標をサポートする戦略的資産でなければなりません。CLM の実装と組織の目標との間に断絶があると、システムの可能性は低下します。

会社の戦略とユーザーのニーズの両方に合致する測定可能な目標を設定しないと、ツールが有意義な利益をもたらさない可能性があります。部署を越えて利害関係者を関与させることで、CLM システムが関係者全員にとって重要な方法でプロセスを強化できるようになります。

4.利害関係者の関与とニーズの理解の失敗

CLM システムをサイロに導入することは抵抗の元になります。契約は法務、調達、販売、コンプライアンスといった複数の部門に関係しており、それぞれに固有のニーズと課題があります。これらの主要な利害関係者を計画プロセスから除外すると、システムが誰のニーズにも合わなくなる可能性があります。

関係者全員との早期かつ継続的なコミュニケーションは、賛同とコラボレーションを促進します。各部門の具体的な契約プロセスを理解することで、CLMシステムを調整して重大な課題点に対処し、全体的な効率を向上させることができます。

5.専門家の指導なしに作業を進める

社内チームには高度なスキルがあるかもしれませんが、CLM の導入には専門的な専門知識が必要です。他のソフトウェア購入品と同様に扱うと、契約管理の微妙な違いが見落とされてしまいます。経験豊富なガイダンスがなければ、組織はベストプラクティスを見逃し、システムのパフォーマンスが低下したり、拡張に失敗したりする可能性があります。

CLM の複雑さを理解している専門家を関与させることで、課題を乗り越え、プロセスを合理化し、他の方法では見過ごされがちな業界の洞察を活用することができます。

実装中の失敗

実装はゴムが道路と出会うところです。これは、よく練られた計画を立て、実行に移すフェーズです。しかし、しっかりとした準備があっても、慎重に管理しなければ、実装中の課題がプロジェクト全体を狂わせる可能性があります。GC にとっては、実装がでこぼこしていると、機会を逃したり、利害関係者が不満を感じたり、CLM システムが期待を下回ったりする可能性があります。

6.人やプロセスよりもテクノロジーを重視しすぎる

テクノロジーは強力なイネーブラーですが、それは方程式の一部にすぎません。人的要素を考慮せずにソフトウェア機能のみに焦点を当てると、採用が妨げられる可能性があります。ユーザーは、システムがどのように機能するかだけでなく、それが日常業務でどのように役立つかを理解する必要があります。

変更管理、つまりスタッフを新しいプロセスに備えさせ、移行を支援することを怠ると、抵抗が生じ、利用率が低下する可能性があります。CLM システムは、テクノロジーだけでなく、ビジネスプロセスの変革も目的としていることを忘れないでください。

7.既存システムとの統合を怠る

CLM システムは真空状態では動作しません。CRM、ERP、文書管理プラットフォームなどの既存のシステムとの統合に失敗すると、データがサイロ化し、作業が重複することになります。シームレスな統合を行わないと、チームが同じデータを何度も入力することになり、エラーや非効率な作業につながる可能性があります。

統合によって可視性が高まり、必要なときにすべての関連情報にアクセスできるようになります。また、ワークフローが合理化され、チームの管理上の負担が軽減されます。

8.不十分なトレーニングとユーザーサポート

最も直感的な CLM システムでもトレーニングが必要です。1 回限りのトレーニングセッションを提供するだけでは、長期的な成功には不十分です。ユーザーがシステムの機能を最大限に活用し、更新やプロセスの変更に適応するには、継続的なサポートが必要です。

ユーザーからのフィードバックを無視したり、アクセシブルなヘルプリソースを提供できなかったりすると、フラストレーションがたまり、システムを放棄することになりかねません。包括的で反復的なトレーニングに投資することで、チームは自信を持ってサポートされていると感じることができます。

9.リーダーシップのサポートと部門間のコラボレーションの欠如

CLM の採用を促進するには、強力なリーダーシップが不可欠です。それがなければ、一貫したプロセスとガバナンス構造を確立することは困難になります。各部門が縦割りで運営されていると、CLM システムの使用に一貫性がなく、その有効性が損なわれ、コンプライアンスリスクが発生する可能性があります。

リーダーシップサポートはコラボレーションの文化を育み、各部門が協力してプロセスを調整することを奨励します。この団結は CLM システムの有効性を高めるだけでなく、組織の結束も促進します。

実装後の失敗

実際のテストは、実装後に始まります。システムが稼働した後は、継続的に価値を提供することがすべてです。しかし、継続的なケアがなければ、最高のCLM導入でも勢いを失う可能性があります。GCにとって、このフェーズで注意が払われていないと、最適化の機会を逃したり、課題に対処できなかったり、最終的にはシステムが組織のニーズに追いつけなくなったりする可能性があります。

10.継続的な改善と適応を怠る

導入は CLM ジャーニーの終わりではなく、始まりです。私たちがクライアントによく言うように、「CLM は短距離走ではなく、マラソンです。」「設定したらあとは忘れる」という考え方を採用すると、継続的な最適化の必要性がなくなります。ビジネスニーズは進化し、CLM システムもそれに合わせて進化する必要があります。

KPI に対するパフォーマンスを定期的に監視することで、何がうまくいっていて何がうまくいっていないかを評価できます。パフォーマンスデータとユーザーフィードバックに基づいてシステムを更新することで、組織のニーズを引き続き満たす貴重なツールであり続けることができます。

11.データインテグリティとメンテナンスの課題

CLM システムの価値は、その中に含まれるデータによって決まります。多忙なゼネラルカウンセル (GC) や法務部門が多数の責任を担っている場合、契約データを最新の状態に保つことは大きな課題です。契約交渉、修正、更新が絶え間なく行われていると、細心の注意を払わなければ、情報はすぐに古くなってしまいます。これは単なる管理上の不都合ではなく、深刻なリスクをもたらします。

データが古くなると、期限を逃したり、契約上の義務を順守しなかったり、不正確な情報に基づく戦略的意思決定に欠陥が生じたりする可能性があります。法務チームは、しばしば人手不足に陥り、定期的なデータ更新や監査に必要な時間を割り当てるのに苦労することがあります。このように帯域幅が不足していると、データの整合性を確保することが難しくなり、CLM システムの有効性が損なわれます。

データインテグリティを維持するには、一貫した努力と専用のリソースが必要です。Execo のようなマネージドサービスプロバイダーと提携することで、この負担を軽減できます。ExecoのContracts Catalystは、CLMシステムのデータを正確かつ最新の状態に保つための継続的かつ専門的なサポートを提供します。また、起草やレッドラインなどの時間のかかるタスクも支援するため、法務チームはより価値の高いタスクに集中できます。