複数の大陸にわたって事業を展開する IT サービス企業 Global IT Solutions Co. が、ALYTHRIX と協力し、シームレスな Salesforce 統合を通じて契約効率と業務改善をどのように実現したかをご紹介します
Salesforce および DocuSign と統合されたカスタマイズされた契約ライフサイクル管理 (CLM) ソリューションを導入することで、ALYTHRIX はワークフローの簡素化、契約作成の自動化、コンプライアンス追跡の改善を支援しました。この近代化により、Global IT Solutions Co. はスケーラブルな成長と運用効率の向上を実現しました
注:このケーススタディでは、機密保持のため、クライアントの名前は匿名化されています。
課題
Global IT Solutions Co. は、時代遅れの手動ワークフローに大きく依存していた契約管理プロセスにおいて、著しい非効率性に直面していました。多くの場合、契約書は電子メールでリクエストされ、手作業で確認され、SharePointや個々の受信箱などの異なるシステムに保存されていました。このようなまとまりのないアプローチは、遅延や人為的ミス、契約上の義務の可視性の欠如につながりました。
さらに、同社のグローバル事業は複雑さを増し、契約は地域のさまざまな法的基準に準拠する必要に迫られました。一元化された契約リポジトリがないため、チームが法域を越えて義務を追跡したり、コンプライアンスを維持したりすることが困難でした。契約は承認プロセス中にボトルネックになることが多く、更新の重要な期限を逃すこともあり、法的および業務上のリスクをもたらしていました。
解決策
ALYTHRIX は Global IT Solutions Co. に対して、Salesforce の顧客関係管理システムと DocuSign の電子署名機能を統合した契約ライフサイクル管理（CLM）プラットフォームを導入しました。この解決策は、Salesforce から直接営業機会に基づいて契約を自動生成することで、手動データ入力を減らし、プラットフォーム間の一貫性を確保しました。
CLM システムは、主なサービス契約（MSA）や作業範囲（SOW）など、さまざまな契約タイプに対応したプレフィルテンプレートを提供し、条項の標準化とコンプライアンスの確保を実現しました。社内の承認構造に合わせてカスタマイズされた自動化されたワークフローは、契約レビューを簡素化し、契約の価値や特定のガバナンス要件に基づいて承認プロセスを調整します
さらに、DocuSign との統合により、安全な電子署名が促進され、社内チームと外部の関係者が迅速に契約を締結できるようになりました。すべての契約は集中管理されたリポジトリに保存され、AI駆動の追跡機能を活用して、Global IT Solutions Co. は契約更新日や支払いスケジュールなどの重要な義務を監視し、契約の可視性とコントロールを向上させました
結果
CLMソリューションの導入により、契約管理の効率と運営パフォーマンスが根本的に改善され、重要で測定可能な成果が得られました：
- 契約回転時間の40％短縮：Salesforceのデータ統合機能を活用し、契約作成および承認ワークフローの自動化により、開始から実行までにかかる時間が大幅に短縮されました。
- コンプライアンスの向上：集中管理されたリポジトリとAI機能が組み合わさることで、内部ポリシーや外部規制への遵守が強化され、契約更新期限の遅れや法的紛争のリスクが最小限に抑えられました。
- 効率の向上：Salesforce、CLM、DocuSignのシームレスな統合により、営業活動が契約ワークフローに直接接続され、営業チームと法務チームがより密接に連携することが可能となり、手動プロセスで占められていたリソースが解放されました。
現在、Global IT Solutions Co. はスケーラブルな成長を実現する準備が整っており、近代化された契約管理方法は、異なる法域での運営を支援し、全体的な運営効率を向上させています。
